Une maison de santé pluriprofessionnelle peut fonctionner, avoir une équipe investie, une coordinatrice ou un coordinateur en place et des projets qui avancent… tout en rencontrant des difficultés qu’elle ne parvient plus à résoudre seule.

Ce n’est pas nécessairement le signe que la MSP fonctionne mal. L’exercice coordonné implique de travailler ensemble, mais aussi de partager l’information, prendre des décisions collectives, répartir les responsabilités et faire évoluer son organisation au fil du temps.

Certaines situations peuvent alors indiquer qu’un regard extérieur devient utile.

1. Quand la coordinatrice ou le coordinateur devient le point de passage de tout

Informations, organisation des réunions, suivi des projets, relances, liens entre les professionnels, démarches administratives… Au fil du temps, la coordinatrice ou le coordinateur peut devenir le point de passage d’un nombre croissant de sujets.

Le risque est alors de créer un fonctionnement dans lequel la coordinatrice ou le coordinateur devient indispensable à chaque étape. Les professionnels se tournent systématiquement vers elle ou lui, certaines décisions restent en attente lorsqu’elle ou il n’est pas disponible et le temps consacré aux relances ou à la gestion quotidienne empiète progressivement sur les autres missions de coordination.

Cette situation peut notamment apparaître lorsque le périmètre du poste n’est pas suffisamment clair ou lorsque celui-ci n’a pas évolué en même temps que la MSP.

La fonction de coordination occupe pourtant une place bien identifiée dans le fonctionnement des MSP. Elle fait partie des éléments à renseigner et à justifier dans le cadre des ACI (Accords Conventionnels Interprofessionnels), qui définissent les engagements permettant aux MSP de bénéficier d’une rémunération spécifique de l’Assurance Maladie pour leur fonctionnement coordonné. La fonction et le temps de coordination font ainsi partie des critères pris en compte.

La question n’est donc pas seulement de savoir si la coordination est assurée, mais aussi dans quelles conditions elle l’est et avec quel périmètre.

Que doit réellement porter la coordinatrice ou le coordinateur ? Qu’est-ce qui relève du bureau ou de la gérance ? Sur quels sujets peut-elle ou il être autonome ? Qu’est-ce qui doit être discuté collectivement ?

Chez Lucia Santé, nous pouvons notamment accompagner les coordinatrices et coordinateurs lors d’une prise de poste ou lorsqu’il devient nécessaire de redéfinir leur fiche de poste, afin de clarifier leur rôle et leur articulation avec les autres acteurs de la MSP.

2. Quand les rôles et les circuits de décision deviennent flous

Une MSP peut avoir un règlement intérieur, une gérance, un bureau, une coordination et des réunions régulières sans que chacun sache toujours clairement qui décide quoi.

Certaines décisions remontent systématiquement au collectif alors qu’elles pourraient être prises plus simplement. À l’inverse, il arrive que des décisions soient prises sans que les professionnels sachent précisément qui en avait la responsabilité.

À mesure que la structure évolue, les règles écrites ne suffisent donc pas toujours : encore faut-il qu’elles soient facilement mobilisables dans le quotidien.

C’est pour répondre à ce besoin que nous proposons chez Lucia Santé de travailler à partir du règlement intérieur de la MSP pour construire des arbres décisionnels simples et faciles à prendre en main par tous.

L’objectif : pouvoir répondre rapidement à des questions très concrètes. Qui peut prendre cette décision ? Qui doit être consulté ? À quel moment faut-il solliciter la gérance ou le bureau ? Quand une décision doit-elle être collective ?

Le fonctionnement défini par la MSP devient ainsi beaucoup plus facilement utilisable au quotidien.

3. Quand le fonctionnement quotidien devient inutilement compliqué

Toutes les difficultés d’une MSP ne nécessitent pas de revoir son organisation en profondeur.

Parfois, ce sont des irritants très pratiques qui s’accumulent : une information importante envoyée sur le mauvais canal, des documents difficiles à retrouver, des actions décidées en réunion mais peu suivies, des professionnels qui ne savent pas toujours où trouver une information ou encore plusieurs outils utilisés en parallèle pour le même besoin.

Dans ce cas, l’enjeu est surtout de simplifier le quotidien de l’équipe.

Cela peut passer par la mise en place d’un outil de suivi des actions, la clarification des canaux de communication interne, la création d’un espace partagé mieux organisé ou simplement la définition de quelques règles communes : quelle information transmettre, où, à qui et sous quelle forme ?

Ces sujets peuvent paraître secondaires, mais ils sont directement liés au principe même de l’exercice coordonné.

Chez Lucia Santé, nous accompagnons les équipes dans le choix et surtout dans la construction de ces outils de suivi et de communication interne, avec une priorité : qu’ils soient réellement utilisables par les professionnels au quotidien.

4. Quand la MSP traverse une nouvelle étape

Une organisation qui fonctionnait très bien à un moment donné n’est pas nécessairement celle qui conviendra quelques années plus tard.

L’arrivée d’une nouvelle coordinatrice ou d’un nouveau coordinateur, l’intégration de nouveaux professionnels, le développement de nouveaux projets, une évolution du bureau ou de la gérance, le passage à plusieurs sites ou encore des tensions au sein de l’équipe peuvent nécessiter de remettre certains sujets à plat.

L’objectif n’est pas de tout reconstruire.

Il s’agit plutôt d’identifier ce qui fonctionne toujours, ce qui doit évoluer et les quelques changements qui permettront à l’organisation de s’adapter à cette nouvelle étape.

Un accompagnement extérieur peut alors apporter du recul et permettre à l’équipe de consacrer un temps spécifique à ces questions, en dehors de la gestion habituelle de la MSP.

5. Quand tout le monde identifie le problème… mais qu’aucune solution commune n’émerge

C’est probablement l’une des situations les plus fréquentes.

Les professionnels savent généralement identifier ce qui leur pose problème : réunions trop longues, informations qui circulent mal, responsabilités peu claires, difficultés entre plusieurs sites, manque d’implication de certains membres, intégration compliquée des nouveaux professionnels…

Mais identifier un problème ne signifie pas nécessairement réussir à construire collectivement sa solution.

Les habitudes, les contraintes de chacun ou simplement le manque de temps peuvent rendre difficile la prise de recul nécessaire.

Dans ce contexte, le rôle d’un intervenant extérieur n’est pas d’arriver avec « la bonne organisation ». Il est plutôt de créer les conditions permettant à l’équipe de travailler sur le sujet : structurer les échanges, faire émerger les besoins, aider à arbitrer lorsque cela est nécessaire puis transformer les décisions prises en solutions concrètes.

Accompagner une MSP, ce n’est pas faire à sa place

Faire appel à un accompagnement extérieur ne signifie donc pas qu’une MSP est en difficulté.

Cela peut simplement correspondre à une étape de son développement où certaines façons de travailler ensemble doivent évoluer avec la structure.

C’est dans cette logique que nous accompagnons les MSP chez Lucia Santé. Nous intervenons en complément de la coordinatrice ou du coordinateur, du bureau et de la gérance pour travailler avec les équipes sur des problématiques précises et construire des réponses adaptées à leur fonctionnement.

Selon les sujets, le travail peut aboutir à des rendus très concrets : un arbre décisionnel, une fiche de poste ou de mission, un outil de suivi partagé, un livret d’accueil ou encore un plan d’action.

L’objectif n’est pas d’appliquer un modèle standard à toutes les MSP, mais de permettre à chacune de construire une organisation qui corresponde réellement à son équipe, à ses contraintes et à son projet.

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